Digitalización de documentos DUA: Mejora la eficiencia en las aduanas

¿Qué es DUA?

El Documento Único Administrativo (DUA) es un documento aduanero que sirve para declarar la importación o exportación de mercancías a España. Debe ser presentado por el importador o exportador, o por su representante legal, ante la Agencia Tributaria. Ayudando a garantizar que las mercancías cumplan con la legislación aduanera y que se paguen los impuestos y tasas correspondientes.

¿Qué contiene?

El DUA contiene información sobre las mercancías, como su origen, destino, valor, cantidad y tipo. También incluye información sobre el importador o exportador, como su nombre, dirección y número de identificación fiscal.

Este documento es necesario para que las mercancías puedan pasar por las aduanas españolas, con el objetivo de que la mercancía pueda ser importada o exportada.

¿Qué tipos de dua existen?

En España, dependiendo del tipo de operación aduanera que se realice, hay varios tipos de DUA. Los más comunes son:

• DUA de importación, utilizado para declarar la importación de mercancías a España.
• DUA de exportación, utilizado para declarar la exportación de mercancías de España.
• DUA de tránsito, utilizado para declarar el tránsito de mercancías por España.

Además, hay otros tipos que se utilizan para operaciones aduaneras específicas, como la importación de mercancías peligrosas o la exportación de mercancías sensibles.

¿Cómo se presenta el dua?

El DUA se puede presentar en papel o de forma electrónica, actualmente la mayoría de las operaciones aduaneras se realizan de forma electrónica.

¿Por qué es importante su archivado y cuál es el mejor lugar?

Es importante que las empresas guarden el DUA en un gestor documental por las siguientes razones:

• Para cumplir con la normativa legal. La normativa aduanera española exige que las empresas conserven los DUA durante un período de tiempo determinado. Guardarlos en un gestor documental garantiza que se conserven de forma segura y accesible durante el tiempo que sea necesario.
• Para facilitar la gestión de las operaciones aduaneras. El DUA es un documento complejo que contiene mucha información. Guardarlo en un gestor documental permite a las empresas acceder a él de forma rápida y sencilla, lo que facilita la gestión de las operaciones aduaneras.
• Para mejorar la trazabilidad de las mercancías. El DUA contiene información sobre el origen, destino, valor, cantidad y tipo de las mercancías. Guardarlo en un gestor documental permite a las empresas realizar un seguimiento de las mercancías a lo largo de su ciclo de vida, lo que ayuda a mejorar la trazabilidad de estas.
• Para cumplir con los requisitos de los clientes y socios comerciales. En algunos casos, los clientes o socios comerciales pueden exigir que las empresas les proporcionen copias de los DUA. Guardarlos en un gestor documental facilita a las empresas acceder a ellos y compartirlos con terceros.

Los gestores documentales ofrecen una serie de funcionalidades que facilitan el almacenamiento y gestión de los DUA, como:

• Capacidad de almacenamiento ilimitada. Los gestores documentales ofrecen una capacidad de almacenamiento ilimitada, lo que permite a las empresas almacenar todos sus DUA sin problemas de espacio.
• Acceso seguro y controlado. Los gestores documentales utilizan sistemas de seguridad avanzados para proteger los documentos de accesos no autorizados.
• Funcionalidades de búsqueda y filtrado. Los gestores documentales ofrecen funcionalidades de búsqueda y filtrado que permiten a las empresas encontrar rápidamente los DUA que necesitan.
• Integración con otros sistemas. Los gestores documentales se pueden integrar con otros sistemas empresariales, como los sistemas de gestión de inventario o de gestión de transporte.

¿Cómo puedo automatizar el proceso de gestión y archivado de los documentos DUA?

La automatización del proceso de gestión y archivado de los documentos DUA puede llevarse a cabo con una plataforma que combine RPA, OCR y un gestor documental. Este proceso puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, y a mejorar la eficiencia y precisión de sus operaciones.

El proceso general consiste en los siguientes pasos:

1. Digitalización de los documentos DUA. Los documentos DUA pueden ser escaneados o digitalizados utilizando una cámara o un escáner.
2. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR se utiliza para convertir los documentos DUA digitalizados en texto legible en campos clave/valor.
3. Extracción de datos. Los campos extraídos de los documentos DUA se utiliza para crear un registro de los datos relevantes.
4. Archivado de los registros. Los registros de los documentos DUA se almacenan en un sistema de gestión documental (DMS).

Adicionalmente es útil que la propia plataforma tenga un motor de alertas que avise a los usuarios en el caso que la extracción de la información y archivado posterior no cumpla con la calidad exigida.

Si buscas una plataforma que combine un motor RPA, OCR, gestor documental y adicionalmente cuente con un sistema de alertas OCRE es la solución.

OCRE es una plataforma inteligente de OCR para la extracción de datos de documentos e imágenes que cuenta con un motor de automatización de procesos muy potente e integrado en la plataforma, así como la capacidad de integrar con cualquier gestor documental.

En el siguiente video podrás encontrar más información contextualizada sobre la plataforma.